Secretarieel beheer

Het secretarieel beheer is een belangrijke factor binnen het VvE beheer. De wet schrijft voor dat de VvE stukken zeven jaar moeten worden bewaard. Zorg VvE Beheer heeft hiervoor een schitterend systeem waardoor alle statische archiefbescheiden digitaal worden opgeslagen. In een overzichtelijke mappenstructuur zijn alle documenten als pdf-bestand te bekijken. Sommigen zijn online beschikbaar op de persoonlijke VvE website.

 De belangrijkste voordelen van digitaal administreren zijn:

• Eenvoudig op een USB stick te bewaren;
• Eenvoudig inhoudelijk zoeken in de digitale bestanden zelf;
• Eenvoudig over te dragen aan/ te delen met andere bestuursleden;
• Eenvoudig zoeken door herkenbare mappenstructuur en bestandsnamen.

De archiefbescheiden moeten reproduceerbaar zijn. Originelen zijn dus niet meer nodig.

De back-up systemen van Zorg VvE Beheer zijn waterdicht. Naast een dagelijkse back-up van de wijzigingen wordt periodiek een hoofdback-up gemaakt waar de volledige inhoud van de server op staat. Uiteraard wordt een tweede exemplaar van deze back-up ook buiten het pand veilig bewaard.